Arquitectura de cumplimiento PDA

Código de ética

Nosotros, Pava & Díaz Arana (en adelante PDA), consideramos importante la forma de actuar de nuestros colaboradores, proveedores, contratistas y grupos de interés. Confiamos en que su comportamiento siempre está orientado hacia los más altos estándares éticos, procurando las actitudes y comportamientos que protejan el buen nombre de la organización.

Por lo anterior, el programa de ética y cumplimiento fungecomo guía, referente informativo y fuente documental que facilita a nuestros miembros, grupos de interés y a la sociedad en general, el entendimiento del estándar ético y comportamental esperado, frente a la toma de decisiones, en respuesta a situaciones que se puedan presentar durante el desarrollo de las actividades inherentes a su rol.

  1. VALORES CORPORATIVOS

El programa de ética y cumplimiento de PDA está cimentado en valores corporativos, que promueven la calidad ética y laboral del talento humano integrante de PDA, permitiendo la satisfacción de nuestros clientes y demás partes interesadas. Los miembros de PDA están vinculados por valores que realzan su profesionalismo e integridad, entre ellos destacan:

  • Transparencia

Nos comprometemos con la satisfacción del cliente, poniendo todos nuestros recursos, experiencia y conocimientos para la prestación de un servicio que cumpla con las expectativas del mercado, brindando soluciones integrales para nuestros clientes.

  • Calidad

Nuestro actuar este guiado por la legislación vigente, por lo tanto, rechazamos cualquier actuación susceptible de ser catalogada como antiética, fraudulenta o contraria a los estándares normativos, que comprometa negativamente a PDA, a nuestros clientes y a la profesión jurídica.

  • Excelencia

Fomentamos el perfeccionamiento continuo de las habilidades, y la responsabilidad personal, buscando la calidad y oportunidad de nuestros servicios, entendiendo el impacto social que estos generan, actuando siempre según los más altos estándares legales y éticos.

  • Objetividad

Evitamos prejuicios, conflictos de intereses o influencias inadecuadas de otros para eludir nuestras responsabilidades y juicios profesionales. Implementamos una política de regalos, obsequios y atenciones, que impide que nuestros colaboradores sean coaccionados al momento de emitir juicios profesionales, asegurando la calidad y transparencia de nuestros servicios.

  • Competencias

Nuestros colaboradores poseen las competencias necesarias para dar respuesta a las necesidades particulares, asegurando la calidad de nuestros servicios y la satisfacción de nuestros clientes. Además, fomentamos la innovación y las nuevas ideas para mejorar el valor y el desempeño de nuestros servicios.

  • Buenas prácticas de negocio

Respetamos a nuestros competidores en el mercado, usando estrategias justas que reflejen conductas de sana competencia y que eviten demeritar las actividades del sector. Entendemos la responsabilidad asumida con la prestación de nuestros servicios, así como la necesidad del crecimiento económica del sector, por lo que fomentamos las prácticas de cordialidad y profesionalismo entre pares.

  • Confidencialidad y protección de datos

Protegemos y tomamos medidas para salvaguardar la información confidencial y personal de nuestros clientes, procesando los datos de conformidad con las leyes aplicables y las obligaciones profesionales propias de la gestión de datos.

  • Respeto, diversidad y trato imparcial

Nos esforzamos para que en nuestros entornos de trabajos exista un ambiente de cordialidad, equidad y de oportunidad para todos. Apreciamos los aportes individuales de nuestros colaboradores entendiendo que ellos posibilitan el desarrollo de la operación.

Además, somos inflexibles ante cualquier forma de acoso o maltrato en nuestros entornos de trabajo.

  1. Desarrollo y apoyo profesional

Invertimos en el desarrollo de nuestros colaboradores, promoviendo la gestión de conocimiento y, fortalecimiento de competencias que les permitan el desarrollo de sus actividades diarias, ampliando sus potenciales y ofreciendo estabilidad y seguridad laboral.

  • Anti – corrupción

Declaramos expresamente nuestra actitud y compromiso de tolerancia cero hacia la corrupción, independientemente de que sea al interior, o por fuera de PDA. Reprobamos cualquier comportamiento ilícito por parte de nuestros proveedores, contratistas y socios.

  • Responsabilidad social

Apoyamos las iniciativas destinadas a impulsar un desarrollo sostenible, y fomentamos el respeto por los derechos humanos. Contribuimos al desarrollo de la profesión y del sector económico. El ejercicio de nuestra actividad responde a las necesidades de entornos sociales donde suponemos alto impacto.

  1. PAUTAS DE RELACIONAMIENTO
  1. Situaciones en general

Las siguientes son pautas generales de comportamiento, respecto de los miembros de PDA durante el desempeño de sus funciones, teniendo siempre presentes los valores corporativos, así como la integridad y el profesionalismo que los caracteriza. En caso de que la situación presentada no esté contemplada por este código, el colaborador recurrirá al conducto regular dispuesto en el programa de ética y cumplimiento para consultas en el canal ético, sin perjuicio de que acuda a sus valores propios y a su juicio profesional para definir su postura, actitud y actividades consecuentes.

  • Sobre Calidad

Satisfacemos los requerimientos de los clientes buscando eficiencia en los recursos utilizados y eficacia en las soluciones brindadas, manteniendo una actitud de auto evaluación y mejora continua, haciendo uso de las competencias propias además de destrezas personales que permitan poner en evidencia actitud de responsabilidad y diligencia frente a los asuntos encomendados por los clientes.

  • Sobre regulaciones

Todo miembro de PDA ceñirá su actuar a la legislación vigente que aplique a la situación presentada, apoyándose en los procedimientos definidos en el programa de ética y cumplimiento, con el fin de evitar incidentes a nivel legal para PDA.

  • Confidencialidad

Como norma general toda información obtenida como producto de la relación profesional con clientes ha de ser considerada confidencial, el miembro de PDA deberá actuar de conformidad con la figura de secreto profesional quedando prohibida su divulgación de manera personal o publica con terceros. La solicitud de información por parte de terceros será resuelta por el director general de PDA, o quien sea por él designado, para los efectos.

  • Veracidad en las comunicaciones

Representar a PDA, siempre y en todo lugar, con prudencia y honestidad, con máxima objetividad a la hora de aludir a hechos u opiniones. En caso de recibir solicitud de pronunciarse públicamente frente a aspectos profesionales o sectoriales lo hará con argumentos veraces y objetivos que no den lugar a controversia o ambigüedad.

  • Sobre las relaciones con los competidores

Nunca deberán ser implementadas actitudes o actividades que tengan como finalidad dañar la reputación o el buen nombre de los competidores en el mercado, fomentando entonces un ambiente de competencia honesta y leal.

  • Sobre la creación y conservación de documentación

Todos los miembros de PDA tienen el deber de mantener los registros completos y organizados de todos los proyectos de los que forme parte, así como consignar en los registros documentales únicamente información que sea veraz, comprensible y actualizada. Es necesario también conocer y dominar los procedimientos y sistemas de almacenamiento y reporte de registros y documentos de trabajo, incluyendo el archivo y recuperación de datos y los requisitos para su acceso. Además de su posterior procedimiento de conservación según las políticas establecidas por PDA.

  • Relacionamiento dentro de la organización
  • Sobre honestidad y confianza

Nuestros miembros procurarán mantener en sus relaciones y actividades un ambiente de honestidad y honradez con el ánimo de resaltar la transparencia y veracidad de los procedimientos realizados en PDA. También se fomenta la cultura de confidencialidad en la que cada miembro entiende la responsabilidad sobre la información dejada en su poder. Así mismo, un ambiente de confianza donde se evidencie actitud consultiva y toma de decisiones reflexionadas y consensuadas permitirán a nuestros miembros el correcto desarrollo de sus actividades diarias.

  • Sobre diversidad, tolerancia y respeto

Todo el talento humano de nuestra PDAreconoce y valora la diversidad de puntos de vista del conjunto de miembros que interactúan para el desarrollo de la operación, así como la importancia de la interdisciplinariedad necesaria para aumentar la calidad del servicio prestado. Además, reconocemos el derecho a la libertad de credo, estado civil y orientación política. También respetamos al talento humano y en general a nuestros colaboradores por su color de piel, raza origen, edad, sexo, orientación sexual, o discapacidad. Promovemos una cultura de tolerancia, respeto a la diversidad y cooperación mutua en donde se implementa como política no tolerar discriminaciones, abusos verbales o físicos, comportamientos ofensivos por parte nuestros miembros, como de clientes o de cualquier otro agente relacionado con la organización, lo cual refleja en entendimiento y trabajo orientado al cumplimiento de la misión y los objetivos organizacionales.

  • Sobre cultura consultiva

Todo miembro de PDA procurará mantener una actitud consultiva frente a situaciones en las que presente dudas al momento de su resolución. Para ello están habilitados diferentes canales de comunicación, comités y, en general, jefes inmediatos para la realización de consultas y recibimiento de procedimientos.

  • Sobre conflictos de interés

Los miembros de nuestra empresa están en la capacidad de actuar frente a una situación de conflictos de interés manteniendo el juicio profesional, una postura ética además de velar por los intereses de la PDA antes que los propios. Además, la toma de decisiones de los miembros estará ceñida al cumplimiento de la legislación vigente y procurando mantener la integridad legal de la organización.

  • Sobre Relaciones personales y familiares

Nuestros miembros entienden los riesgos asociados a los conflictos de intereses en PDA, por ello, están en el deber de evitar aquellas situaciones que por vínculos familiares o similares puedan dar lugar a conflictos de interés de acuerdo con las políticas de la firma.

  • Sobre seguridad y salud en el trabajo

Damos cabal cumplimiento a la legislación vigente, implementando las acciones correctivas, preventivas y de mejora continua, las cuales tienen como objetivo el cuidado del talento humano de PDA, efectuando los procedimientos necesarios para propiciar un ambiente laboral sano, seguro y productivo.

  • Relacionamiento con clientes
  • Sobre la independencia

Los colaboradores deberán evitar toda situación que los ponga bajo coacción o intereses de terceros, así como mantener siempre su juico profesional de manera objetiva evitando conflictos de intereses y demás situaciones que atenten contra la calidad de la prestación del servicio.

  • Sobre facturación

Realizamos el cobro de los servicios efectuados según las horas dedicadas, el valor añadido aportado, la complejidad de la tarea realizada y a los gastos incurridos, siempre de acuerdo con el compromiso adquirido a la hora de la firma del contrato con el cliente.

  • Sobre procedimientos Anticorrupción

Todos los miembros de PDA deben conocer y dominar los procedimientos del programa de ética y cumplimiento, en donde se define la política de tolerancia cero a actitudes o actividades de corrupción y soborno. Así mismo, los miembros de PDA están en el deber de denunciar por el canal habilitado para tal fin toda actitud o actividad de corrupción y soborno sobre la que se tenga conocimiento o presunción. El delegado del Comité de Ética y Cumplimiento será el encargado de investigar y adelantar los procedimientos respectivos.

  • Sobre aceptación de regalos, obsequios y/o atenciones

Está prohibida toda actitud o actividad relacionada con la aceptación de regalos, obsequios y/o atenciones, que puedan representar una afrenta al programa de ética y cumplimiento o, que constituya directamente ilicitud v.gr. como medio facilitador en procedimientos de  PDA y que dificulte el actuar objetivo y profesional de nuestros miembros. En caso de que cualquier colaborador no pueda identificar si está inmerso en una circunstancia ilícita de regalos obsequios y/o atenciones, expondrá la situación a su jefe inmediato en primera instancia para recibir directrices sobre el procedimiento a seguir. Como segunda instancia en caso de no poder dar solución a la situación presentada, expondrá la consulta al canal ético, para que el delegado del comité de ética y cumplimiento determine el procedimiento a seguir.

  • Sobre la relación con proveedores y aliados

Las relaciones personales y laborales mantenidas por nuestros miembros al interior de PDA con proveedores, contratistas y aliados estarán siempre definidas por el comportamiento ético, el juicio profesional y la confianza entre pares.

  • Sobre debida diligencia

Cada miembro de PDA reconocerá la importancia de la actitud de diligencia frente a los procesos o actividades que afecten directa o indirectamente la calidad de los servicios prestados a nuestros clientes, procurando la utilización de competencias, conocimientos y recursos de PDA en la medida en que sean necesarios para lograr la satisfacción del cliente.

  1. DEBERES ADICIONALES DE LA ORGANIZACIÓN

El programa de ética y cumplimiento depende expresamente del talento humano de PDA para su ejecución: La alta gerencia, el comité de ética y cumplimiento y el resto de la organización. En conjunto, todos están obligados a realizar ciertas acciones y procedimientos que permitan la correcta ejecución del programa de ética y cumplimiento.

  1. La alta gerencia

Se compromete a facilitar los recursos tanto económicos como de talento humano que tengan cabida para la correcta difusión, capacitación y ejecución del programa de ética y cumplimiento, así como los respectivos procedimientos frente a las autoridades competentes en caso de presentarse.

  • Dirección de ética y cumplimiento

Es el responsable de la correcta ejecución de los procedimientos contemplados en el programa de ética y cumplimiento, así mismo como la comunicación a la alta gerencia de los incidentes presentados durante el desarrollo de la operación de la organización.

  • Comité de Ética y Cumplimiento

Es el órgano deliberativo encargado de dirimir consultas o denuncias recibidas por medio del canal ético, además de asesorar cuando se requiera a la alta gerencia.

  • El resto de la organización

Entendidos como: colaboradores, contratistas y proveedores, se comprometen a presentar por medio del canal ético todas aquellas consultas, reportes y/o denuncias sobre posibles hechos antiéticos, presuntamente constitutivos de corrupción, soborno, contrarios a la ley y a los valores de la organización, de las cuales tenga conocimiento de ocurrencia dentro de la PDA mediante la utilización de los canales de denuncia habilitados para tal fin.

  1. DISPOSICIONES FINALES
  1. Comité de Ética y Cumplimiento

El Comité de Ética y Cumplimiento estará integrado por 3 miembros, todos con voz y voto, conformado por: i) Director Administrativo o quien haga sus veces; ii) Director de Operaciones, o quien haga sus veces; iii) Oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces. Con la finalidad de la correcta implementación del programa de ética y cumplimiento, el Comité de Ética y Cumplimiento, tendrá por funciones las siguientes:

  • Identificar y monitorear las fuentes de riesgo de cumplimiento para la organización. Cada 6 meses el Comité realizará la respectiva verificación.
  • Implementar las medidas de gestión de riesgo de cumplimiento;
  • Velar por el correcto desarrollo del programa de ética y cumplimiento;
  • Implementar de mecanismos de capacitación, control y mejora continua del sistema;
  • Informar anualmente al Director General sobre la gestión del programa de ética y cumplimiento;
  • Elaborar y, proponer al Director General los cambios a las políticas establecidas del programa de ética y cumplimiento;
  • Administrar el canal ético y, los reportes, denuncias y consultas allí recibidas;

Parágrafo 1: El Comité de Ética y Cumplimiento podrá delegar sus funciones en cualquiera de los miembros que la integran, sin que ello exonere el deber de vigilancia de los demás componentes del Comité.

Parágrafo 2: La secretaría del Comité de Ética y Cumplimiento será ejercida por el director administrativo o quien haga sus veces. Dentro de sus funciones se encuentra el registro contable.

Parágrafo 3: El Comité de Ética y Cumplimiento se reunirá de manera ordinaria cada 3 meses y, podrá ser convocado de manera extraordinaria por solicitud del director de cumplimiento o quien haga sus veces.

  • Revisión periódica

El programa de ética y cumplimiento y, en especial la evaluación de riesgos, será revisada cada 6 meses en sesión ordinaria del Comité de Ética y Cumplimiento, con el propósito de mejora continua.

  • Informe anual

Anualmente, el Comité de Ética y Cumplimiento -en apoyo de sus delegados- elaborará un informe anual de gestión del programa de ética y cumplimiento, con el propósito de mejora continua. El informe será presentado al Director General de PDA y no podrá contener información confidencial. Con ánimo de garantizar transparencia en el programa de ética y cumplimiento, el informe será subido a la página web de la organización, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la entrega y revisión por parte del Director General.

  • GLOSARIO

Alta gerencia: La alta gerencia está compuesta por el Director General, la Dirección Administrativa y de Tesorería, la Dirección de Cumplimiento y, en general los administradores.

Grupos de interés: “Grupos de Interés se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de la actividad organizacional, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de ésta”[1].

Miembro: Hace alusión al colaborador, socio y administrador de la organización.

  • ANEXOS:

Obran como anexos de esta política y, por lo tanto, hacen parte integral de la misma:

  • Manual de canal ético
  • Política de regalos
  • Política de relacionamiento con servidores públicos
  • Política de tratamiento de datos personales
  • Política de personas expuestas públicamente
  • Política de pedagogía

[1] Ministerio de Educación Nacional (s.f.). Caracterización de los grupos de interés. Recuperado de: https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-349495_recurso_25.pdf

Canal ético

Introducción

PAVA & DÍAZ ARANA (en adelante, PDA) desde un modelo de cumplimiento pedagógico y participativo que permita gestionar los riesgos y fijar los parámetros de los planes de defensa de la compañía, en concordancia con su Código de Ética y la legislación vigente, constituye el Canal Ético como el instrumento mediante el cual garantiza el derecho que tienen todos los accionistas, administradores, colaboradores, contratistas de la empresa y grupos de interés de reportar aquellas situaciones que eventualmente puedan calificarse como presuntos eventos de conductas antiéticas en PDA, con el fin de gestionar y conducir los negocios empresariales de forma transparente y sostenible.

Adicionalmente, este Canal permitirá la formulación de consultas con las cuales se busque resolver dilemas éticos bajo la garantía de que el canal es confidencial, seguro y confiable.

Artículo 1. Alcance. Cualquier administrador, colaborador, accionista, tercero o ciudadano tiene el derecho de reportar un evento de fraude, corrupción o cualquier conducta antiética, formular consultas y poner en conocimiento de la empresa, a través del Canal Ético, dilemas éticos.

Artículo 2. Objetivo. El canal ético de PDA tendrá como objetivos:

  • Detectar, por medio de los reportes, la existencia en PDA de presuntos hechos de fraude y/o corrupción o conductas contrarias a la ética, la legalidad y las normas que rigen la empresa;
  • Investigar, una vez se lleve a cabo la verificación preliminar respectiva, toda conducta de la que pueda establecerse que, presuntamente, corresponde a un hecho de fraude o corrupción o que vaya en contra de la ética empresarial de la organización;
  • Resolver las consultas de dilemas éticos presentados por medio del Canal;
  • Subsanar o mitigar los riesgos detectados mediante las verificaciones o investigaciones adelantadas a partir de los reportes realizados a través del Canal Ético;
  • Implementar medidas preventivas, de conformidad con los riesgos evidenciados en las verificaciones o las investigaciones adelantadas a partir de los reportes realizados por medio del Canal Ético;

Artículo 3. Principios del Canal Ético

El Canal Ético de PDA se fundamenta en las mejores prácticas internacionales y se inspira en los siguientes principios:

Carácter dialógico: Este principio se basa en instrumentos de aprendizaje, internalización e institucionalización en concordancia con un modelo de cumplimiento pedagógico y participativo en el que se procure limitar, en lo posible, las medidas invasivas que trastornen el ambiente laboral. Se espera que el canal sea amigable con el entorno organizacional y acompañe al negocio como un instrumento de aprendizaje para el ciudadano corporativo que respeta las competencias atribuidas a las autoridades.

Compromiso: Para PDA, es una prioridad la erradicación y prevención de todo acto de fraude, corrupción o cualquier conducta contraria a la ética, la legalidad y las normas, por lo que su administración promueve una cultura ética, conforme a los más altos estándares profesionales y empresariales, en su forma de hacer negocios.

Protección del reportante: Esta es la garantía que PDA le concede a cualquier administrador, colaborador o contratista de la empresa de que los reportes que sean recibidos a través del Canal Ético serán confidenciales y de que se protegerá la identidad de los denunciantes, para evitar cualquier tipo de represalia.

Confidencialidad: Este es el compromiso adquirido por PDA respecto a que toda información relacionada con verificaciones preliminares o con investigaciones que se lleven a cabo como consecuencia del reporte generado a través del Canal no será conocida sino por aquellas personas que se encuentren autorizadas en el proceso.

Artículo 4. Conductas a reportar. Puesto que nuestro ordenamiento jurídico colombiano está orientado a combatir todo hecho de fraude y/o corrupción, por medio del Canal Ético, se podrá reportar todo hecho considerado como de tales características o como una conducta antiética.

En caso de detectar actitudes o actividades que atenten contra el Código Ético dentro de la organización, el denunciante podrá reportar el comportamiento, de forma anónima, mediante el canal ético habilitado.

Artículo 5. Otros usos. En caso de que algún colaborador no reconozca la manera correcta de actuar frente a una situación, el conducto regular será informar a su jefe inmediato para obtener instrucciones y procedimiento.

En segunda instancia, podrá hacer uso del canal ético solicitando indicaciones de procedimiento al representante del comité de ética designado para la atención del canal.

Artículo 6. Elementos operativos del Canal.

Recepción del reporte o consulta: Esta se tramitará mediante la prestación del servicio de un tercero independiente, externo y experto a través de los siguientes mecanismos:

  1. Línea telefónica asignada para comunicarse con la empresa:

+57(5) 385-5679

Contenido del reporte: El reportante, como mínimo, deberá incluir la siguiente información:

  • Fecha de los hechos o aproximación temporal;
  • Descripción detallada de los hechos;
  • La información del reportante en aquellos casos en los cuales se trate de hechos relacionados con asuntos laborales; en el resto de casos, podrá ser anónima.
  • Opcionalmente, la identificación de los presuntos responsables de las conductas reportadas;

Artículo 7. Administración de la información. El canal ético de PDA tiene por objetivo garantizar un medio expedito de consulta y reporte para sus grupos de interés. El canal ético funciona por medio del correo electrónico info@pavadiazarana.com. Su administración se encuentra a cargo de un experto, designado por el Comité de Ética y Cumplimiento. Se garantiza la confiabilidad, confidencialidad, seguridad e imparcialidad del canal ético, preservando en todos los eventos el anonimato de quien efectúa el reporte o realiza la consulta.

Artículo 8. Procedimientos: 

a)    Para consultas

En caso de consultas, el Comité de Ética y Cumplimiento, por intermedio del director de cumplimiento o un delegado, podrá absolver directamente las dudas, teniendo como presupuestos comportamentales las disposiciones normativas vigentes y las reglamentaciones previstas en el Programa de Ética y Cumplimiento de la organización.

En todos los eventos, la respuesta de las consultas será emitida por escrito y, será indexada en el archivo de consultas, para su posterior incorporación en el informe anual.

  • Para denuncias

En todos los eventos se respetarán: el debido proceso, el derecho de defensa y las garantías de los involucrados. Las denuncias o reportes recibidos serán tratados de conformidad con la naturaleza de la información contenida, preservando la confidencialidad de esta. Todas las actuaciones serán documentadas.

La investigación será realizada por el delegado del Comité de Ética y Cumplimiento y tendrá carácter reservado. La investigación culminará por: i) rechazo de la denuncia; ii) archivo de las diligencias o iii) decisión de remisión por apertura del proceso disciplinario. Lo anterior, sin perjuicio de ejercer el deber de reporte a las autoridades.

La decisión de archivo de las diligencias y, de remisión por apertura del proceso disciplinario serán revisadas por el Comité de Ética y Cumplimiento, quien podrá ratificar o revocar la decisión. La decisión de ratificación será notificada al actor investigado dentro de los 3 días hábiles siguientes.

Contra la decisión de ratificación de archivo de las diligencias y, de remisión por apertura del proceso disciplinario procede el recurso de reposición, el cual deberá ser presentado por escrito dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación.

Parágrafo 1: Todas las actuaciones desplegadas serán sustentadas de manera sólida y, serán documentadas en expediente digital.

Parágrafo 2: Junto con la decisión de remisión por apertura del proceso disciplinario, se presentará en escrito aparte la evaluación de riesgos asociados a la denuncia o reporte investigado. El reporte a las autoridades será realizado por el Comité de Ética y Cumplimiento o quien éste delegue, previa valoración.

Artículo 9. Plan de comunicación, capacitación y evaluación. La empresa cuenta con un plan de comunicaciones que promueve la cultura legalidad y la cero tolerancia frente al fraude y la corrupción; este plan se desarrolla mediante capacitaciones, campañas de divulgación, entre otras.

Artículo 10. Régimen disciplinario. El colaborador que incumpla lo dispuesto en el programa de ética y cumplimiento será sancionado de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, con las normas vigentes de la PDA y con la ley aplicable. El estatus o, la decisión que se adopte en el ámbito disciplinario (según corresponda) será reportada al Comité de Ética y Cumplimiento, para efectos de incorporarla en el informe anual, con el fin de mejora continua.

Artículo 11. Actualización. De manera periódica, la administración actualizará el Canal Ético, para asegurarse que esté debidamente implementado y funcione de manera efectiva.

Artículo 12. Integración. La Política de Ética y Cumplimiento contiene los pilares de la normativa ética de la empresa. El presente desarrolla los contenidos de dichos documentos en la materia específica a su objeto y forma parte, junto con el resto de los instrumentos, de la arquitectura de integridad corporativa de la compañía.

Política de tratamiento de datos

Título I. Objeto, ámbito de aplicación, destinatarios y definiciones.

Artículo 1. Objeto. PAVA DÍAZ ARANA S.A.S, (ahora en adelante, PDA)en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que rigen la protección de datos personales, esto es, la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1733 de 2013 y 886 de 2014 compilados en el Decreto reglamentario 1074 de 2015, adopta la presente política de tratamiento de datos personales (en adelante, Política) con el propósito de garantizar que los titulares puedan autorizar, conocer, incluir, actualizar, rectificar y excluir la información personal que sea objeto de tratamiento en bases de datos o archivos del PDA .

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Los procedimientos y directrices establecidos en esta política se aplicarán al tratamiento de cualquier base de datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por PDA , ya sea como responsable o encargado del tratamiento.

Artículo 3. Destinatarios. La presente Política es de obligatorio cumplimiento para:

a) Personas naturales o jurídicas vinculadas a PDA ,

b) Los titulares de la información quienes podrán consultar el procedimiento señalado para ejercer sus derechos legales;

c) PDA  y,

d) Los demás previstos en la normativa o alguna disposición contractual.

Artículo 4. Definiciones. Para efectos de esta Política se entiende por:

a) Autorización: en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de datos: en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

d) Bases de datos automatizadas: Aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas y/o tecnológicas.

e) Bases de datos manuales: Son los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

f) Dato personal: en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como el nombre, el número de identificación, la dirección, las imágenes que sobre personas se capturan, la huella dactilar, la afinidad política, la pertenencia a organizaciones sindicales, cosmovisión, formación académica, la condición sexual, entre otros.

g) Dato privado: en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

h) Dato público: en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

i) Dato semiprivado: en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

j) Datos sensibles:  en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

k) Operador de información: en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley.

l) La empresa: Pava Díaz Arana Abogados -PDA-.

m) Fuentes accesibles al público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales públicos cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

n) Habeas data: en concordancia con la Sentencia T-729 de 2002, es el derecho fundamental que otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación o cesión de estos, conforme a los principios que informan el proceso de administración de bases de datos personales.

o) Información pública reservada: en concordancia con el artículo 6 de la Ley 1712 de 2014, es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley.

p) Oficial de Protección de Datos Personales: Persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. El Oficial de Protección de Datos Personales apoyará y guiará el proceso de implementación del principio de responsabilidad demostrada. El Oficial de Protección de Datos Personales para PDA , será la persona que ostente el cargo de CEO y administre el canal de contacto de la compañía.

q) Responsable del tratamiento: PDA. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

r) Titular: en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la presente ley.

s) Transmisión: en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento del encargado por cuenta del responsable.

t) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Título II. Principios

Artículo 5. Principios. Para el tratamiento de datos personales, así como en el desarrollo, interpretación e implementación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normativa vigente.

b) Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: Los procedimientos y directrices establecidas en esta política se interpretarán de forma integral en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución Política de 1991 y con los demás derechos constitucionales aplicables.

c) Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales obedecerá a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la ley, las cuales serán informadas al titular.

d) Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

e) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

f) Principio de transparencia: Se garantizará al Titular obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia y contenido de datos que le conciernen.

g) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones en materia de habeas data y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la normativa vigente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

h) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de PDA  se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad que desarrolla el derecho al habeas Data.

j) Principio de temporalidad de la información: La información del titular no será suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

k) Principio de Responsabilidad demostrada: PDA implementará el principio de responsabilidad demostrada para lo cual propenderá por tener una alta cultura organizacional en materia de protección de datos personales y el compromiso de la alta dirección sobre la materia, de conformidad con las guías implementadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Título III. Derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos.

Artículo 6. Derechos de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las normas que rigen la materia, cumpliendo para el efecto con el requisito de procedibilidad consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante PDA.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No obstante, lo anterior, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 7. Autorización del titular. PDA solicitará, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de estos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. Para tal efecto, todos los miembros de PDA, en especial, el área de Tecnologías de la Información y los responsables de cada proceso en el que se requiera hacer tratamiento de datos personales, tienen la obligación de garantizar que, previamente al tratamiento de estos, se obtenga la autorización del titular de manera libre, expresa e informada, siguiendo los parámetros establecidos por la normativa colombiana y la presente Política.

Para la autorización del titular pueden utilizarse medios técnicos que faciliten la manifestación de su voluntad. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, garantizando en todo caso que esta sea susceptible de posterior consulta. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Parágrafo I. Se conservará soporte de la autorización para el tratamiento de datos personales.

Parágrafo II. En todo caso, el tratamiento de los datos personales no se agotará hasta que concurra el tiempo o las causas estipuladas para ello.

Artículo 8. Contenido de la autorización. Cualquier autorización para el tratamiento de datos personales en donde PDA actúe como responsable o encargada del tratamiento deberá contener por lo menos lo siguiente:

a) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales, finalidad de este, período de almacenamiento de la información;

b) El carácter facultativo de la autorización relativa a datos sensibles y de menores de edad;

c) Los derechos que le asisten al titular;

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de PDA ;

e) Indicación  de que el tratamiento de los datos no es de carácter indefinido.

Artículo 9. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, según corresponda,

b) Datos de naturaleza pública,

c) Casos de urgencia médica o sanitaria,

d)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o

científicos,

e) Datos relacionados con el estado civil de las personas y

f) Demás excepciones contempladas por nuestro ordenamiento jurídico.

Artículo 10. Autorización para el tratamiento de datos sensibles. La autorización para el tratamiento de datos sensibles deberá obtenerse de manera expresa de forma que contenga, además de los requisitos del artículo octavo de esta política, lo siguiente:

a) Constancia de que se ha informado al titular que los datos a suministrar tienen el carácter de sensibles y la finalidad del tratamiento de éstos.

Parágrafo: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

Artículo 11. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, el Responsable, a través del aviso de privacidad dará a conocer al Titular la información relativa a la existencia de la política de tratamiento de datos personales; la forma de acceder a ésta; la finalidad de la misma; los datos de contacto de PDA ; los canales dispuestos por ésta para que los titulares de la información ejerzan los derechos previstos en la presente Política; los derechos que le asisten al titular; los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información así como los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente, y cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

El aviso de privacidad se encuentra disponible para ser consultado permanentemente en el sitio web de PDA: www.pavadiazarana.com

Parágrafo: PDA se reserva el derecho de modificar el aviso de privacidad. En todo caso, cualquier cambio será dado a conocer oportunamente en la página web www.pavadiazarana.com.

Artículo 12. Tratamiento de los datos personales. PDA realizará tratamiento consistente en recolectar, almacenar, registrar, administrar, comprar, transferir, actualizar y suprimir, bajo estándares de confidencialidad, seguridad, transparencia, veracidad, temporalidad, acceso y circulación restringida, de conformidad con las disposiciones normativas y en el marco de su objeto social para fines legales, administrativos, operativos, estadísticos, publicitarios, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del mismo.

Eventualmente, los datos personales contenidos en las bases de datos de PDA podrán ser compartidos con otras empresas asociadas a PDA y con terceros. En tal evento, se contará con el consentimiento y la autorización previa del titular de la información antes de compartir dicha información.

Artículo 13. Finalidad del tratamiento de datos. Los colaboradores de PDA solamente realizarán tratamiento de datos personales para cumplir con una finalidad legítima relacionada con las responsabilidades a su cargo.

Por consiguiente, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que son pertinentes, adecuados, necesarios y útiles para el (o los) propósito (s) para el (los) cual (es) son recolectados o requeridos de conformidad con el aviso de privacidad.

PDA efectuará el tratamiento de datos personales, en desarrollo de su objeto social y del giro ordinario de sus negocios, con base en las siguientes finalidades: 1) Desarrollar relaciones comerciales con terceros; 2) Ejercer contacto por cualquier medio (correo electrónico, teléfono fijo, celular, con el fin de optimizar y mejorar la comercialización de sus productos y servicios; 3) Facilitar la correcta ejecución en la prestación de los servicios; 4) Garantizar la gestión del servicio, su optimización y la toma de estadísticas; 5) Adelantar campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos y servicios ofertados; pautas publicitarias; 6) Gestionar tareas básicas de administración y gestión de servicio al cliente y mercadeo para el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar su contenido; 7) Informar por cualquier medio las promociones, novedades, productos y servicios relacionados con aquellos comercializados por la empresa;  8) Proveer los servicios y/o productos de la empresa; 9) Conservar registros históricos de la compañía; 10) Consolidar perfiles básicos con los datos suministrados para ofrecer un mejor servicio; 11) Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de administración de proveedores y contratistas; 12) Dar cumplimiento a los contratos de servicios celebrados con los clientes; 13) Celebrar alianzas comerciales y compartir con ellas sus bases de datos, excluyendo siempre los datos sensibles; 14) Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales; 15) Realizar encuestas de satisfacción o calificar el servicio; 16) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes y proveedores; 17) Las demás finalidades que PDA en su calidad de responsable del tratamiento de datos determine.

Título IV. Deberes y obligaciones

Artículo 14. Deberes de PDA como responsable de tratamiento. PDA , como responsable o encargada del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, debe:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado o que se dará a sus datos.

e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

i) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando este sea formulado por parte del titular de la información o “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para acceder a ella.

l) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

m) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

n) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

o) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

p) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

q) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

r) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

Artículo 15. Deberes de PDA frente a los encargados del tratamiento. En los casos en que PDA  como responsable del tratamiento suministre a un encargado información personal lo hará atendiendo los siguientes deberes:

a) Suministrar, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

b) Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

c) Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

d) Exigir el cumplimiento de las disposiciones previstas en la ley y en la presente política.

e) Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Artículo 16. Deberes de los encargados del tratamiento. Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones normativas que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la normativa sobre la materia.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en

las normas aplicables y la presente política.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

g) Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la normativa.

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo I. En los casos en que concurran en PDA las calidades de responsable encargado del tratamiento, se cumplirán los deberes previstos para cada uno.

Título V. Procedimiento para la recepción y resolución de consultas y reclamos.

Artículo 18. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular. Los derechos del titular podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Parágrafo I. El titular, sus causahabientes o el legitimado deberán anexar con la consulta o reclamo copia de su documento de identidad y los demás que considere necesarios para sustentar su requerimiento.

Parágrafo II. Si la consulta o reclamo se refiere a un titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente y/o causahabientes, deben presentar la solicitud, anexando copia auténtica del registro civil de defunción del titular de la información y copia auténtica del registro civil que acredite el parentesco (de matrimonio, de nacimiento, etc.) o declaración extra-juicio en casos de unión marital de hecho.

Artículo 19. Consultas. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. El legitimado al efecto realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en la que: i) determine su identidad (nombre completo y número de identificación personal); ii) precise de manera clara, específica, detallada y fundamentada el objeto de la consulta; iii) establezca y acredite el interés legítimo con el que actúa, anexando siempre los soportes del caso, por ejemplo, poder con nota de reconocimiento de contenido y firma ante notario público e, iv) informe dirección física y/o electrónica para recibir comunicaciones.

Las principales materias objeto de consulta son:

a) Solicitud de información de acceso a datos personales.

b) Solicitud de prueba o constancia de autorización.

c) Consulta del uso que se le ha dado a la información.

Parágrafo: La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular, de forma que la misma sea de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y corresponda en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Artículo 20. Reclamos. i). El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. El titular, sus causahabientes u otra persona con un interés legítimo podrán presentar un reclamo por escrito o por medio de correo electrónico ante el área responsable, el cual contendrá: i) la determinación de la identidad (nombre completo y número de identificación personal; ii) una precisión clara, específica, detallada y fundamentada del objeto del reclamo; iii) la manifestación del interés legítimo con el que actúa así como su acreditación, anexando siempre los soportes del caso, por ejemplo, poder con nota de reconocimiento de contenido y firma ante notario público y, iv) la dirección física y/o electrónica para recibir comunicaciones.

Las principales materias objeto de reclamo son:

a) Corrección o actualización de datos personales del titular.

b) Revocatoria parcial o total de la autorización del tratamiento.

c) Supresión de datos personales.

Artículo 21. Corrección o actualización de datos personales del titular. El reclamo consistente en la corrección de datos personales deberá contener además de los requisitos establecidos en el artículo anterior, la especificación de las correcciones a realizar y acompañarse de la documentación que avale su petición.

Artículo 22. Revocatoria parcial o total de la autorización del tratamiento. Los titulares de datos personales tienen derecho a revocar la autorización cuando en el tratamiento no se respeten losprincipios, derechos y garantías constitucionales y legales, lo cual procederá en aquellos casos en los que presentada la solicitud PDA  así lo determina o en los cuales, la autoridad de protección de datos personales lo ordene.

No obstante, si PDA considera que no es procedente la revocación así lo informará mediante comunicación motivada, dentro de los términos previstos en el numeral vii del artículo 28 de esta Política. Por su parte, revocada la autorización PDA  procederá a eliminar de las bases de datos respectivas las informaciones en ellas contenidas.

Artículo 23. Supresión de datos personales. Los titulares de datos personales tienen derecho a la supresión de estos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

El reclamo consistente en la solicitud de supresión de datos personales deberá contener además de los requisitos establecidos en el artículo 21 de esta política, la identificación de los datos cuya supresión se pretende y procederá en aquellos casos en los que PDA  así lo determine o en los cuales la autoridad de protección de datos personales lo ordene.

Artículo 24. Improcedencia de la solicitud de supresión de los datos o revocatoria de la autorización. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Artículo 25. Datos del responsable del tratamiento y Oficial de Protección de Datos Personales. El responsable del tratamiento y oficial de protección de datos personales es Andrés Felipe Díaz Arana con sede en la Calle 77 N° 59-35, teléfono: +57(5)385-5679, correo electrónico: info@pavadiazarana.com

Artículo 26. Procedimiento para atender consultas. Cuando se presente una consulta, se actuará así:

i. Gestión Documental entregará en forma física y/o electrónica la consulta al Oficial de Protección de Datos Personales, quien prestará atención la consulta.

ii. El Oficial de Protección de Datos Personales revisará, dentro de los dos días hábiles siguientes, que la consulta se haya presentado por el titular de la información o quien esté legitimado para ello con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 20 de esta política.

iii. Si la consulta no cumple con todos los requisitos establecidos en el artículo 20 de esta política, esta no se atenderá y se informarán los motivos al remitente.

iv. Si la consulta cumple con los requisitos establecidos en el artículo 20 de esta política, se analizará el objeto de esta para determinar si se requiere el suministro de información y/o apoyo de otra área de PDA. De ser así, el Oficial de Protección de Datos Personales remitirá por correo electrónico la consulta al jefe de la respectiva área para que, en el término de dos (2) días hábiles a partir del recibo, se pronuncie de fondo y, si es del caso, allegue la documentación pertinente para atender la consulta.

v. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 27. Procedimiento para atender reclamos. Cuando se presente un reclamo, se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:

i. Gestión Documental entregará en forma física y/o electrónica el reclamo al Oficial de Protección de Datos Personales, quien se la asignará inmediatamente al profesional encargado de la política de protección de datos personales.

ii. El Oficial de Protección de Datos Personales revisará, dentro de los dos días hábiles siguientes, que el reclamo se haya presentado por el titular de la información o quien esté legitimado para ello con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 21 de esta política.

iii. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

iv. En caso de que PDA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

v. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

vi. Se analizará el objeto del reclamo para determinar si se requiere el suministro de información y/o apoyo de otra área de PDA. De ser así, el Oficial de Protección de Datos Personales remitirá por correo electrónico el reclamo al jefe de la respectiva área para que, en el término de dos hábiles a partir del recibo, se pronuncie de fondo y, si es del caso, allegue la documentación pertinente para atender la consulta.

vii. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Título VI. Disposiciones finales

Artículo 28. Temporalidad del tratamiento. El tratamiento de los datos personales por parte de PDA  se realizará hasta el cumplimiento de (las) finalidad(es) para la(s) cual(es) se autorizó o hasta cuando resulte procedente por disposición legal o contractual.

Artículo 29. Integración. Hace parte integral de esta política el aviso de privacidad, el aviso de cookies y demás instrumentos afines a la naturaleza de esta política y concordantes con las disposiciones que la integran. A su vez, la Política de Ética y Cumplimiento contiene los pilares de la normativa ética de la empresa. El presente desarrolla los contenidos de dichos documentos en la materia específica a su objeto y forma parte, junto con el resto de los instrumentos, de la arquitectura de integridad corporativa de la compañía.

Artículo 30. Vigencia. La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su publicación.

Política de relacionamiento con servidores públicos

  • Objetivo

La presente Política de Relacionamiento con Servidores Públicos, en adelante “la Política” tiene por objeto establecer los principios de actuación que orienten las acciones de PAVA & DÍAZ ARANA (en adelante PDA), incluyendo las actuaciones de colaboradores, directivos y accionistas que tengan trato con servidores públicos. Lo anterior, con el objeto de prevenir la comisión de prácticas antiéticas o que puedan afectar el correcto desarrollo de la actividad empresarial.

  • Alcance

La presente Política aplica a toda relación o interacción de los miembros de PDA con un servidor público, independientemente del lugar de su domicilio.

  • Definiciones

Sin perjuicio de las definiciones contenidas en los demás instrumentos que integran la arquitectura de control de la organización, en el presente se adoptan las siguientes:

  • Administrador: de conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten estas funciones.
  • Accionista: es cualquier titular de acciones inscrito en el libro de accionistas de la Sociedad.
  • Honestidad: conducta recta y honrada que lleva a observar normas y compromisos, así como a actuar con la verdad, lo que denota sinceridad y correspondencia en lo que se hace, en lo que se piensa y en lo que se dice.
  • Integridad: actuar con ética y coherencia, respetando políticas y normas empresariales.
  • Miembro: Colaborador, administrador, accionista.
  • Servidor Público: todo miembro de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios o toda persona que actúe en nombre o representación de cualquiera de las instituciones que conforman el gobierno nacional o cualquier organización internacional de carácter público. Se incluyen, adicionalmente, los empleados de partidos políticos o candidatos a cargos políticos.
  • Tercero: toda persona, natural o jurídica, vinculada con la persona jurídica, que en virtud de una relación contractual actué en representación de los intereses y objetivos empresariales.
  • Transparencia: ejercer una gestión verificable, y clara que genere confianza a los grupos de interés.
  • Declaraciones de Compromiso

Los miembros de PDA se comprometen relacionarse o interactuar con los servidores públicos bajo los siguientes lineamientos:

  • Todo relacionamiento con Servidores Públicos se hará con base a estándares de honestidad, integridad y transparencia.
  • Todas las actuaciones atenderán los estándares internaciones relacionados con “cero tolerancia” frente al fraude y la corrupción, a través de los cuales se reconocen los principios éticos para operar y hacer negocios.
  • Lineamientos Generales

Con el fin de minimizar el grado de exposición al riesgo de corrupción y velar por su adecuada administración, los miembros de PDA deberán cumplir con los siguientes lineamientos:

  • Ningún Administrador o Accionista deberá hacer comentarios que excedan su competencia y responsabilidad o revelar información para la cual no estén autorizados expresamente por PDA, relacionada con los negocios empresariales.
  • En caso de que se requiera adelantar reuniones con servidores públicos, éstas deben llevarse a cabo, en la medida de lo posible, en las dependencias en las que ejerza su labor dicho servidor público. Como regla general, queda prohibida su realización en las instalaciones de PDA, excepto autorización de la alta dirección, debidamente registrada en medio escrito físico o virtual.
  • Toda persona vinculada directa o indirectamente con PDA que realice solicitudes de reuniones con servidores públicos, lo hará siempre a nombre propio y jamás a nombre de PDA, excepto autorización, unánime, previa en tal sentido de la alta dirección, debidamente registrada en medio escrito físico o virtual.
  • Toda visita de un Administrador o Accionista de PDA a un servidor público debe quedar debidamente registrada en la plataforma tecnológica o dispositivo de registro respectivo, identificando fecha, asunto, servidor público a quien visita, descripción de la reunión y tiempo destinado..
  • Toda visita de un servidor público a las oficinas de PDA debe quedar debidamente registrada en los libros de ingreso, esto es, señalando fecha, nombre, cédula, entidad a la cual representa, persona y oficina que visita.
  • Siempre que sea posible, toda interacción con servidores públicos será documentada. En aquellos casos en que sea verbal, al concluir PDA velará porque se envíe un correo electrónico a los participantes con la información tratada.
  • En cualquier interacción que implique un pago económico a un servidor público, por ejemplo, al cancelar un trámite administrativo, se deberá garantizar la trazabilidad de los documentos soporte de la operación y del origen y destino de los fondos.
  • La imagen de PDA no será utilizada con fines de proselitismo o propaganda política.
  • En el marco de esta política, todos los miembros de PDA están en la obligación de informar cualquier situación que pueda considerar irregular o que pueda suponer algún tipo de riesgo legal, reputacional o corporativo.
  • Integración

La Política de Ética y Cumplimiento contiene los pilares de la normativa ética de la empresa. El presente desarrolla los contenidos de dichos documentos en la materia específica a su objeto y forma parte, junto con el resto de los instrumentos, de la arquitectura de integridad corporativa de la compañía.

PDA velará porque cualquier infracción del presente instrumento sea debidamente atendida en el marco del canal ético de la organización, sin perjuicio de los traslados a autoridades externas cuando resulte procedente.

Política de regalos

Artículo 1. Objeto. El objeto del presente documento es establecer principios de actuación claros que han de seguir los colaboradores de Pava & Díaz Arana (en adelante, PDA) para todo lo relacionado con el ofrecimiento y la recepción de regalos y atenciones, que deriven de su interacción con clientes y proveedores, a fin de asegurar la adecuación de su comportamiento al programa de ética y cumplimiento de la empresa. PDA mantiene una política de transparencia en las relaciones con el sector privado, tendente a impedir cualquier conflicto de interés o apariencia de parcialidad, garantizando que las decisiones comerciales de la compañía respondan, exclusivamente, al reto de la prestación de un servicio excelente y de calidad. El objetivo de este protocolo es establecer los criterios de actuación que desarrollan los principios y compromisos genéricos establecidos en el Código Ético, en materia de ofrecimiento y aceptación de regalos y atenciones.

Artículo 2. Alcance. Los criterios y pautas de actuación contenidos en este protocolo son de aplicación para todos los miembros de PDA, es decir, donde la empresa ejerza el control o tenga la responsabilidad de su gestión.

Igualmente, el contenido de este protocolo resultará de aplicación obligatoria a todos los colaboradores de PDA, sin excepción.

Quedan excluidos del alcance de este protocolo:

  •  Los obsequios destinados a promover la imagen de marca de PDA, dentro de las prácticas de cortesía normales.
  •  Los regalos e invitaciones derivados directamente de la contratación de servicios o compra de productos de PDA, que se enmarquen en el ámbito de las prácticas de cortesía normales.

Artículo 3. Conceptos. Los siguientes conceptos tienen definición expresa en el presente instrumento y, por lo tanto, deberán ser interpretados en concordancia:

  • Sector privado: las empresas de participación meramente privada, y los entes, órganos o personas que no llevan a cabo un servicio público, sino meramente comercial.
  • Colaborador: los administradores, directivos o empleados de PDA, así como cualquier tercero externo contratado para la prestación de un servicio a PDA.
  • Conflicto de interés: se da cuando una persona con poder de decisión no se encuentra en situación de imparcialidad para tomar una decisión comercial, presente o futura, en relación con clientes y proveedores y en el ejercicio de sus funciones en PDA.
  • Corrupción entre particulares: el delito de corrupción entre particulares consiste en recibir, solicitar, ofrecer o aceptar, por sí o por persona interpuesta, un beneficio o ventaja no justificado de cualquier naturaleza, para sí o para un tercero, para favorecer indebidamente a otro en la contratación de servicios o en las relaciones comerciales.
  • Regalos y atenciones: constituye un regalo o atención cualquier cosa de valor. A modo de ejemplo, cae dentro de este concepto cualquier clase de contraprestación directa o indirecta, desde objetos de valor económico, dinero en efectivo o transferencias, inversiones, contratación de terceros (familiares o amigos de aquél de quien se verá favorecido), etc. Siempre que estos vayan más allá de las prácticas de cortesía normales, serán susceptibles de constituir soborno o corrupción entre particulares y, por ello, deberán ser ofrecidos o aceptados siguiendo las cautelas establecidas en este protocolo.
  • Prácticas de cortesía normales: se entiende por prácticas de cortesía normales las atenciones y detalles de valor económico moderado que, además, son consideradas habituales en el sector en el que PDA se desenvuelve.
  • A título ejemplificativo y no exhaustivo, se consideran prácticas normales de cortesía las siguientes:
  • Los regalos corporativos con el logotipo de PDA (p.eg. bolígrafos, llaveros, paraguas, etc.);
  • Los artículos promocionales o souvenirs con marca;
  • El material empleado en reuniones, jornadas o congresos (p.eg. bolígrafos, cuadernos, carpetas, carteras, etc.);
  • Los dulces, bebidas o frutas para consumo personal;
  • Las flores en ocasiones tradicionales, etc.

Debe entenderse por valor económico del regalo, su valor real de mercado y no el coste que para PDA ha significado su adquisición (pues en algunos casos este coste de adquisición puede ser significativamente menor al valor de mercado del objeto).

  • Imagen de marca: percepción de la identidad de la marca en la mente de los consumidores.

Artículo 4. Criterio General. Cualquier atención o regalo ofrecido o recibido deberá contar con el visto bueno por escrito del nivel directivo inmediatamente superior al empleado que lo ofrece o recibe, con el fin de verificar que está en consonancia con los principios establecidos en el Código Ético, con lo dispuesto en este documento y con el contenido de la legislación que pudiera resultar de aplicación, sin que puedan llevarse a cabo actuaciones que contengan algún elemento contrario a dichas normas.

Los regalos dados a los colaboradores de PDA deberán ser recibidos en sus puestos de trabajo, y no serán recibidos en sus domicilios particulares. En el caso de recibir un regalo en su domicilio personal, el colaborador lo comunicará a su nivel directivo inmediatamente superior, quién decidirá sobre la adecuación de este.

En todo caso, si existen dudas sobre la adecuación de los regalos recibidos con los principios establecidos en este protocolo, deberán comunicarlo al Comité de Supervisión de PDA que asesorará sobre los criterios a seguir.

Artículo 5. Normas de actuación. Con carácter general, no se admite la aceptación o el ofrecimiento de ningún tipo de regalo o atención que pueda ser interpretado como algo que excede las prácticas de cortesía normales o, de cualquier forma, destinado a recibir o proporcionar un trato de favor en la realización de cualquier actividad que se pueda vincular a PDA.

A los efectos de esta norma, a título ejemplificativo y no exhaustivo, se sitúan más allá de las prácticas normales de cortesía y quedan absolutamente prohibidas:

  • Las entregas de dinero en metálico;
  • Las entregas monetarias a través de medios de pago asimilables al dinero (salvo en el caso de las remuneraciones a ponentes en seminarios o jornadas);
  • Las invitaciones de contenido o naturaleza socialmente no aceptables;
  • Las invitaciones a viajes o estancias hoteleras.

Adicionalmente, se aplicarán los siguientes criterios de actuación:

  • En sus relaciones con el sector privado, los colaboradores de PDA únicamente podrán realizar regalos destinados a promover la imagen de marca de la empresa y sólo podrán aceptar regalos que supongan la promoción de la imagen de marca de la empresa que ofrece el regalo. Está prohibido solicitar regalos para sí o para un tercero, de clientes o proveedores con los que PDA mantiene relaciones comerciales.
  • Sobre aquellas invitaciones a eventos no relacionados con el negocio, sólo podrán ser ofrecidas invitaciones a eventos patrocinados por PDA o, o en los que la empresa disponga de localidades de manera recurrente, y en ningún caso sean invitaciones individualizadas.
  • Sólo podrán ser aceptadas aquellas invitaciones a eventos no relacionados con el negocio provenientes de personas o empresas del sector privado cuando estén patrocinadas por el que invita, cuando no tengan carácter individualizado, cuando su aceptación no implique un traslado internacional y siempre y cuando no contravenga lo establecido en el criterio general de este protocolo.
  • Sobre aquellas invitaciones recibidas a eventos relacionados con el negocio, tales como seminarios, conferencias o actos de similar naturaleza, PDA cubrirá los gastos de viaje y alojamiento de sus colaboradores. De existir situaciones que aconsejen lo contrario deberá someterse a la valoración del Comité de Supervisión.
  • Cuando PDA realice invitaciones a eventos relacionados con el negocio, podrá correr con los gastos de viaje y alojamiento, salvo que existieran circunstancias que pudieran comprometer la independencia de los invitados, generar conflictos de interés reales o aparentes o, de cualquier otro modo, rebasar las prácticas normales de cortesía. En caso de duda, esta deberá someterse a la valoración del Comité de Supervisión.
  • Cualquier regalo recibido que se considere no adecuado conforme a lo establecido en este protocolo deberá ser devuelto por el colaborador que lo reciba, comunicando dicha circunstancia a su nivel directivo inmediatamente superior, quien a su vez lo comunicará al Comité de Supervisión.
  • Con carácter general, la aceptación u ofrecimiento de regalos o atenciones procedentes o destinados, respectivamente, a clientes o proveedores con los que PDA mantenga relaciones comerciales, producido en el contexto de las prácticas normales de cortesía, deberá comunicarse al nivel directivo inmediatamente superior, indicando el tipo de regalo recibido, así como la identidad del emisor.
  • Con carácter general, todo regalo o atención procedente de personas o empresas del sector privado con los que PDA no mantenga relaciones comerciales deberá comunicarse al nivel directivo inmediatamente superior, indicando el tipo de regalo recibido, importe estimado a valor real de mercado, así como la identidad del emisor.
  • La selección de personal se llevará a cabo de manera transparente y rigurosa conforme a lo establecido en los procedimientos internos de PDA, sin que se admitan bajo ningún concepto tratos de favor. Todo Colaborador que reciba una solicitud de trabajo procedente de empleados, colaboradores, directivos, o administradores de empresas proveedoras o clientes de, cuando dicha solicitud sea para familiares o amigos del solicitante, deberá comunicar dicha circunstancia a su nivel directivo inmediatamente superior, quien la trasladará a Recursos Humanos para su correspondiente trámite de acuerdo con los procedimientos internos.
  • Todo colaborador de PDA deberá comunicar al Comité de Supervisión cualquier situación potencial de conflicto de interés, absteniéndose de la adopción de decisiones en relación con los procesos de contratación en materias que afecten o puedan afectar a los clientes o proveedores respecto de los cuales se manifieste el conflicto, cumpliendo en todo caso con lo establecido en el protocolo de actuación en materia de conflictos de interés, dedicación exclusiva y concurrencia comercial.
  • Cualquier excepción a lo establecido en este protocolo requerirá la autorización expresa y por escrito tanto del nivel directivo superior del interesado como del Comité de Supervisión.
  • Se encuentra expresamente prohibida la recepción de regalos de parte de un servidor público. En caso de recibir un regalo de parte de un servidor público, de manera que previamente no se pueda evitar su recepción, el colaborador deberá informar inmediatamente a su superior y el regalo será sorteado entre todos los colaboradores de la empresa.

Artículo 6. Avisos. Se exige a los colaboradores de que den a PDA aviso de toda infracción o sospecha de infracción del Código Ético o del presente protocolo a través del buzón ético de PDA info@pavadiazarana.com  o con carta a la Calle 77 no 59 – 35 Centro Empresarial las Américas III oficina 913. Se tendrán en cuenta, y se investigarán adecuadamente, todas las notificaciones sobre incumplimientos.

Igualmente, se anima a los colaboradores de PDA a ponerse en contacto con su nivel directivo inmediatamente superior o con el oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces, en caso de duda sobre el contenido o aplicación de las normas éticas y de prevención de delitos de PDA y del presente protocolo.

En todos los casos, PDA garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante, sin perjuicio de las obligaciones legales previstas y la defensa de los derechos de la empresa o de las personas implicadas en el testimonio. Asimismo, PDA garantiza que, en ninguna circunstancia, podrá derivarse represalia o consecuencia perjudicial alguna para la persona que realice esta notificación de buena fe o para aquellas personas de PDA que presten su colaboración en la investigación de un incumplimiento de este protocolo.

Artículo 7. Responsabilidades.

  • Colaboradores: Cumplir con lo establecido en este protocolo y reportar toda infracción o sospecha de infracción. Deberán comunicar a su nivel directivo inmediatamente superior sobre los regalos recibidos o a realizar, para verificar la adecuación de estos con el presente protocolo.
  • Directivos: Verificar que las atenciones y los regalos recibidos y realizados por los colaboradores de su área están en consonancia con los principios establecidos en el presente protocolo, procediendo en cada caso a su autorización o denegación. Asimismo, consultarán con el área Administrativa de PDA sobre aquellos regalos y atenciones recibidos o a realizar que generen duda sobre su adecuación
  • Coordinación Administrativa: Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en este protocolo y atender las consultas recibidas, orientando sobre el criterio a seguir cuando se tengan dudas sobre la adecuación de las atenciones o regalos recibidos de acuerdo con el presente protocolo.
  • Dirección General de Recursos Humanos: Garantizar la adecuada difusión de este documento a toda la organización y, en su caso, participar en los procesos de investigación de avisos cuando existan fundadas sospechas de incumplimiento.

El incumplimiento de lo dispuesto en este protocolo o de cualquiera de las normas de actuación que contiene acarreará sanciones disciplinarias que, en su caso, pueden conllevar la terminación de la relación laboral o mercantil que el infractor mantenga con PDA.

Artículo 8. Entrada en vigor y vigencia. El presente documento será de aplicación a partir del día siguiente de la fecha de su promulgación y su vigencia se mantendrá mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.

Artículo 9. Comunicación. Se informa al personal de la existencia del presente protocolo por medio de los instrumentos de comunicación interna.En los contratos suscritos por PDA, se incluye una nota informativa sobre la adopción del presente protocolo.Esta política se encuentra a disposición de todas las partes interesadas en las páginas web de la empresa y/o a través del correo info@pavadiazarana.com

Artículo 10. Integración. La Política de Ética y Cumplimiento contiene los pilares de la normativa ética de la empresa. El presente desarrolla los contenidos de dichos documentos en la materia específica a su objeto y forma parte, junto con el resto de los instrumentos, de la arquitectura de integridad corporativa de la compañía.

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