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PAVA & DÍAZ ARANA (en adelante, PDA) desde un modelo de cumplimiento pedagógico y participativo que permita gestionar los riesgos y fijar los parámetros de los planes de defensa de la compañía, en concordancia con su Código de Ética y la legislación vigente, constituye el Canal Ético como el instrumento mediante el cual garantiza el derecho que tienen todos los accionistas, administradores, colaboradores, contratistas de la empresa y grupos de interés de reportar aquellas situaciones que eventualmente puedan calificarse como presuntos eventos de conductas antiéticas en PDA, con el fin de gestionar y conducir los negocios empresariales de forma transparente y sostenible.
Adicionalmente, este Canal permitirá la formulación de consultas con las cuales se busque resolver dilemas éticos bajo la garantía de que el canal es confidencial, seguro y confiable.
Cualquier administrador, colaborador, accionista, tercero o ciudadano tiene el derecho de reportar un evento de fraude, corrupción o cualquier conducta antiética, formular consultas y poner en conocimiento de la empresa, a través del Canal Ético, dilemas éticos.
El canal ético de PDA tendrá como objetivos:
El Canal Ético de PDA se fundamenta en las mejores prácticas internacionales y se inspira en los siguientes principios:
Carácter dialógico: Este principio se basa en instrumentos de aprendizaje, internalización e institucionalización en concordancia con un modelo de cumplimiento pedagógico y participativo en el que se procure limitar, en lo posible, las medidas invasivas que trastornen el ambiente laboral. Se espera que el canal sea amigable con el entorno organizacional y acompañe al negocio como un instrumento de aprendizaje para el ciudadano corporativo que respeta las competencias atribuidas a las autoridades.
Compromiso: Para PDA, es una prioridad la erradicación y prevención de todo acto de fraude, corrupción o cualquier conducta contraria a la ética, la legalidad y las normas, por lo que su administración promueve una cultura ética, conforme a los más altos estándares profesionales y empresariales, en su forma de hacer negocios.
Protección del reportante: Esta es la garantía que PDA le concede a cualquier administrador, colaborador o contratista de la empresa de que los reportes que sean recibidos a través del Canal Ético serán confidenciales y de que se protegerá la identidad de los denunciantes, para evitar cualquier tipo de represalia.
Confidencialidad: Este es el compromiso adquirido por PDA respecto a que toda información relacionada con verificaciones preliminares o con investigaciones que se lleven a cabo como consecuencia del reporte generado a través del Canal no será conocida sino por aquellas personas que se encuentren autorizadas en el proceso.
Puesto que nuestro ordenamiento jurídico colombiano está orientado a combatir todo hecho de fraude y/o corrupción, por medio del Canal Ético, se podrá reportar todo hecho considerado como de tales características o como una conducta antiética.
En caso de detectar actitudes o actividades que atenten contra el Código Ético dentro de la organización, el denunciante podrá reportar el comportamiento, de forma anónima, mediante el canal ético habilitado.
En caso de que algún colaborador no reconozca la manera correcta de actuar frente a una situación, el conducto regular será informar a su jefe inmediato para obtener instrucciones y procedimiento.
En segunda instancia, podrá hacer uso del canal ético solicitando indicaciones de procedimiento al representante del comité de ética designado para la atención del canal.
Recepción del reporte o consulta:
Esta se tramitará mediante la prestación del servicio de un tercero independiente, externo y experto a través de los siguientes mecanismos:
Contenido del reporte: El reportante, como mínimo, deberá incluir la siguiente información:
El canal ético de PDA tiene por objetivo garantizar un medio expedito de consulta y reporte para sus grupos de interés. El canal ético funciona por medio del correo electrónico info@pavadiazarana.com. Su administración se encuentra a cargo de un experto, designado por el Comité de Ética y Cumplimiento. Se garantiza la confiabilidad, confidencialidad, seguridad e imparcialidad del canal ético, preservando en todos los eventos el anonimato de quien efectúa el reporte o realiza la consulta.
El canal ético de PDA tiene por objetivo garantizar un medio expedito de consulta y reporte para sus grupos de interés. El canal ético funciona por medio del correo electrónico info@pavadiazarana.com. Su administración se encuentra a cargo de un experto, designado por el Comité de Ética y Cumplimiento. Se garantiza la confiabilidad, confidencialidad, seguridad e imparcialidad del canal ético, preservando en todos los eventos el anonimato de quien efectúa el reporte o realiza la consulta.
• Para consultas
En caso de consultas, el Comité de Ética y Cumplimiento, por intermedio del director de cumplimiento o un delegado, podrá absolver directamente las dudas, teniendo como presupuestos comportamentales las disposiciones normativas vigentes y las reglamentaciones previstas en el Programa de Ética y Cumplimiento de la organización.
En todos los eventos, la respuesta de las consultas será emitida por escrito y, será indexada en el archivo de consultas, para su posterior incorporación en el informe anual.
Parágrafo 1: El Comité de Ética y Cumplimiento podrá delegar sus funciones en cualquiera de los miembros que la integran, sin que ello exonere el deber de vigilancia de los demás componentes del Comité.
• Para denuncias
En todos los eventos se respetarán: el debido proceso, el derecho de defensa y las garantías de los involucrados. Las denuncias o reportes recibidos serán tratados de conformidad con la naturaleza de la información contenida, preservando la confidencialidad de esta. Todas las actuaciones serán documentadas.
La investigación será realizada por el delegado del Comité de Ética y Cumplimiento y tendrá carácter reservado. La investigación culminará por: i) rechazo de la denuncia; ii) archivo de las diligencias o iii) decisión de remisión por apertura del proceso disciplinario. Lo anterior, sin perjuicio de ejercer el deber de reporte a las autoridades.
La decisión de archivo de las diligencias y, de remisión por apertura del proceso disciplinario serán revisadas por el Comité de Ética y Cumplimiento, quien podrá ratificar o revocar la decisión. La decisión de ratificación será notificada al actor investigado dentro de los 3 días hábiles siguientes.
Contra la decisión de ratificación de archivo de las diligencias y, de remisión por apertura del proceso disciplinario procede el recurso de reposición, el cual deberá ser presentado por escrito dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación.
Parágrafo 1: Todas las actuaciones desplegadas serán sustentadas de manera sólida y, serán documentadas en expediente digital.
Parágrafo 2: Junto con la decisión de remisión por apertura del proceso disciplinario, se presentará en escrito aparte la evaluación de riesgos asociados a la denuncia o reporte investigado. El reporte a las autoridades será realizado por el Comité de Ética y Cumplimiento o quien éste delegue, previa valoración.
La empresa cuenta con un plan de comunicaciones que promueve la cultura legalidad y la cero tolerancia frente al fraude y la corrupción; este plan se desarrolla mediante capacitaciones, campañas de divulgación, entre otras.
El colaborador que incumpla lo dispuesto en el programa de ética y cumplimiento será sancionado de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, con las normas vigentes de la PDA y con la ley aplicable. El estatus o, la decisión que se adopte en el ámbito disciplinario (según corresponda) será reportada al Comité de Ética y Cumplimiento, para efectos de incorporarla en el informe anual, con el fin de mejora continua.
De manera periódica, la administración actualizará el Canal Ético, para asegurarse que esté debidamente implementado y funcione de manera efectiva.
La Política de Ética y Cumplimiento contiene los pilares de la normativa ética de la empresa. El presente desarrolla los contenidos de dichos documentos en la materia específica a su objeto y forma parte, junto con el resto de los instrumentos, de la arquitectura de integridad corporativa de la compañía.
