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Nosotros, Pava & Díaz Arana (en adelante PDA), consideramos importante la forma de actuar de nuestros colaboradores, proveedores, contratistas y grupos de interés. Confiamos en que su comportamiento siempre está orientado hacia los más altos estándares éticos, procurando las actitudes y comportamientos que protejan el buen nombre de la organización.
Por lo anterior, el programa de ética y cumplimiento funge como guía, referente informativo y fuente documental que facilita a nuestros miembros, grupos de interés y a la sociedad en general, el entendimiento del estándar ético y comportamental esperado, frente a la toma de decisiones, en respuesta a situaciones que se puedan presentar durante el desarrollo de las actividades inherentes a su rol.
El programa de ética y cumplimiento de PDA está cimentado en valores corporativos, que promueven la calidad ética y laboral del talento humano integrante de PDA, permitiendo la satisfacción de nuestros clientes y demás partes interesadas. Los miembros de PDA están vinculados por valores que realzan su profesionalismo e integridad, entre ellos destacan:
Nos comprometemos con la satisfacción del cliente, poniendo todos nuestros recursos, experiencia y conocimientos para la prestación de un servicio que cumpla con las expectativas del mercado, brindando soluciones integrales para nuestros clientes.
Nuestro actuar este guiado por la legislación vigente, por lo tanto, rechazamos cualquier actuación susceptible de ser catalogada como antiética, fraudulenta o contraria a los estándares normativos, que comprometa negativamente a PDA, a nuestros clientes y a la profesión jurídica.
Fomentamos el perfeccionamiento continuo de las habilidades, y la responsabilidad personal, buscando la calidad y oportunidad de nuestros servicios, entendiendo el impacto social que estos generan, actuando siempre según los más altos estándares legales y éticos.
Evitamos prejuicios, conflictos de intereses o influencias inadecuadas de otros para eludir nuestras responsabilidades y juicios profesionales. Implementamos una política de regalos, obsequios y atenciones, que impide que nuestros colaboradores sean coaccionados al momento de emitir juicios profesionales, asegurando la calidad y transparencia de nuestros servicios.
Nuestros colaboradores poseen las competencias necesarias para dar respuesta a las necesidades particulares, asegurando la calidad de nuestros servicios y la satisfacción de nuestros clientes. Además, fomentamos la innovación y las nuevas ideas para mejorar el valor y el desempeño de nuestros servicios.
Respetamos a nuestros competidores en el mercado, usando estrategias justas que reflejen conductas de sana competencia y que eviten demeritar las actividades del sector. Entendemos la responsabilidad asumida con la prestación de nuestros servicios, así como la necesidad del crecimiento económica del sector, por lo que fomentamos las prácticas de cordialidad y profesionalismo entre pares.
Apoyamos las iniciativas destinadas a impulsar un desarrollo sostenible, y fomentamos el respeto por los derechos humanos. Contribuimos al desarrollo de la profesión y del sector económico. El ejercicio de nuestra actividad responde a las necesidades de entornos sociales donde suponemos alto impacto.
Las siguientes son pautas generales de comportamiento, respecto de los miembros de PDA durante el desempeño de sus funciones, teniendo siempre presentes los valores corporativos, así como la integridad y el profesionalismo que los caracteriza. En caso de que la situación presentada no esté contemplada por este código, el colaborador recurrirá al conducto regular dispuesto en el programa de ética y cumplimiento para consultas en el canal ético, sin perjuicio de que acuda a sus valores propios y a su juicio profesional para definir su postura, actitud y actividades consecuentes.
• Sobre Calidad
Satisfacemos los requerimientos de los clientes buscando eficiencia en los recursos utilizados y eficacia en las soluciones brindadas, manteniendo una actitud de auto evaluación y mejora continua, haciendo uso de las competencias propias además de destrezas personales que permitan poner en evidencia actitud de responsabilidad y diligencia frente a los asuntos encomendados por los clientes.
• Sobre regulaciones
Todo miembro de PDA ceñirá su actuar a la legislación vigente que aplique a la situación presentada, apoyándose en los procedimientos definidos en el programa de ética y cumplimiento, con el fin de evitar incidentes a nivel legal para PDA.
• Confidencialidad
Como norma general toda información obtenida como producto de la relación profesional con clientes ha de ser considerada confidencial, el miembro de PDA deberá actuar de conformidad con la figura de secreto profesional quedando prohibida su divulgación de manera personal o publica con terceros. La solicitud de información por parte de terceros será resuelta por el director general de PDA, o quien sea por él designado, para los efectos.
• Veracidad en las comunicaciones
Representar a PDA, siempre y en todo lugar, con prudencia y honestidad, con máxima objetividad a la hora de aludir a hechos u opiniones. En caso de recibir solicitud de pronunciarse públicamente frente a aspectos profesionales o sectoriales lo hará con argumentos veraces y objetivos que no den lugar a controversia o ambigüedad.
• Sobre las relaciones con los competidores
Nunca deberán ser implementadas actitudes o actividades que tengan como finalidad dañar la reputación o el buen nombre de los competidores en el mercado, fomentando entonces un ambiente de competencia honesta y leal.
• Sobre la creación y conservación de documentación
Todos los miembros de PDA tienen el deber de mantener los registros completos y organizados de todos los proyectos de los que forme parte, así como consignar en los registros documentales únicamente información que sea veraz, comprensible y actualizada. Es necesario también conocer y dominar los procedimientos y sistemas de almacenamiento y reporte de registros y documentos de trabajo, incluyendo el archivo y recuperación de datos y los requisitos para su acceso. Además de su posterior procedimiento de conservación según las políticas establecidas por PDA.
• Relacionamiento dentro de la organización
• Sobre honestidad y confianza
Nuestros miembros procurarán mantener en sus relaciones y actividades un ambiente de honestidad y honradez con el ánimo de resaltar la transparencia y veracidad de los procedimientos realizados en PDA. También se fomenta la cultura de confidencialidad en la que cada miembro entiende la responsabilidad sobre la información dejada en su poder. Así mismo, un ambiente de confianza donde se evidencie actitud consultiva y toma de decisiones reflexionadas y consensuadas permitirán a nuestros miembros el correcto desarrollo de sus actividades diarias.
• Sobre diversidad, tolerancia y respeto
Todo el talento humano de nuestra PDA reconoce y valora la diversidad de puntos de vista del conjunto de miembros que interactúan para el desarrollo de la operación, así como la importancia de la interdisciplinariedad necesaria para aumentar la calidad del servicio prestado. Además, reconocemos el derecho a la libertad de credo, estado civil y orientación política. También respetamos al talento humano y en general a nuestros colaboradores por su color de piel, raza origen, edad, sexo, orientación sexual, o discapacidad. Promovemos una cultura de tolerancia, respeto a la diversidad y cooperación mutua en donde se implementa como política no tolerar discriminaciones, abusos verbales o físicos, comportamientos ofensivos por parte nuestros miembros, como de clientes o de cualquier otro agente relacionado con la organización, lo cual refleja en entendimiento y trabajo orientado al cumplimiento de la misión y los objetivos organizacionales.
• Sobre cultura consultiva
Todo miembro de PDA procurará mantener una actitud consultiva frente a situaciones en las que presente dudas al momento de su resolución. Para ello están habilitados diferentes canales de comunicación, comités y, en general, jefes inmediatos para la realización de consultas y recibimiento de procedimientos.
• Sobre conflictos de interés
Los miembros de nuestra empresa están en la capacidad de actuar frente a una situación de conflictos de interés manteniendo el juicio profesional, una postura ética además de velar por los intereses de la PDA antes que los propios. Además, la toma de decisiones de los miembros estará ceñida al cumplimiento de la legislación vigente y procurando mantener la integridad legal de la organización.
• Sobre Relaciones personales y familiares
Nuestros miembros entienden los riesgos asociados a los conflictos de intereses en PDA, por ello, están en el deber de evitar aquellas situaciones que por vínculos familiares o similares puedan dar lugar a conflictos de interés de acuerdo con las políticas de la firma.
• Sobre seguridad y salud en el trabajo
Damos cabal cumplimiento a la legislación vigente, implementando las acciones correctivas, preventivas y de mejora continua, las cuales tienen como objetivo el cuidado del talento humano de PDA, efectuando los procedimientos necesarios para propiciar un ambiente laboral sano, seguro y productivo.
• Relacionamiento con clientes
• Sobre la independencia
Los colaboradores deberán evitar toda situación que los ponga bajo coacción o intereses de terceros, así como mantener siempre su juico profesional de manera objetiva evitando conflictos de intereses y demás situaciones que atenten contra la calidad de la prestación del servicio.
• Sobre facturación
Realizamos el cobro de los servicios efectuados según las horas dedicadas, el valor añadido aportado, la complejidad de la tarea realizada y a los gastos incurridos, siempre de acuerdo con el compromiso adquirido a la hora de la firma del contrato con el cliente.
• Sobre procedimientos Anticorrupción
Todos los miembros de PDA deben conocer y dominar los procedimientos del programa de ética y cumplimiento, en donde se define la política de tolerancia cero a actitudes o actividades de corrupción y soborno. Así mismo, los miembros de PDA están en el deber de denunciar por el canal habilitado para tal fin toda actitud o actividad de corrupción y soborno sobre la que se tenga conocimiento o presunción. El delegado del Comité de Ética y Cumplimiento será el encargado de investigar y adelantar los procedimientos respectivos.
• Sobre aceptación de regalos, obsequios y/o atenciones
Está prohibida toda actitud o actividad relacionada con la aceptación de regalos, obsequios y/o atenciones, que puedan representar una afrenta al programa de ética y cumplimiento o, que constituya directamente ilicitud v.gr. como medio facilitador en procedimientos de PDA y que dificulte el actuar objetivo y profesional de nuestros miembros. En caso de que cualquier colaborador no pueda identificar si está inmerso en una circunstancia ilícita de regalos obsequios y/o atenciones, expondrá la situación a su jefe inmediato en primera instancia para recibir directrices sobre el procedimiento a seguir. Como segunda instancia en caso de no poder dar solución a la situación presentada, expondrá la consulta al canal ético, para que el delegado del comité de ética y cumplimiento determine el procedimiento a seguir.
• Sobre la relación con proveedores y aliados
Las relaciones personales y laborales mantenidas por nuestros miembros al interior de PDA con proveedores, contratistas y aliados estarán siempre definidas por el comportamiento ético, el juicio profesional y la confianza entre pares.
• Sobre debida diligencia
Cada miembro de PDA reconocerá la importancia de la actitud de diligencia frente a los procesos o actividades que afecten directa o indirectamente la calidad de los servicios prestados a nuestros clientes, procurando la utilización de competencias, conocimientos y recursos de PDA en la medida en que sean necesarios para lograr la satisfacción del cliente.
El programa de ética y cumplimiento depende expresamente del talento humano de PDA para su ejecución: La alta gerencia, el comité de ética y cumplimiento y el resto de la organización. En conjunto, todos están obligados a realizar ciertas acciones y procedimientos que permitan la correcta ejecución del programa de ética y cumplimiento.
Se compromete a facilitar los recursos tanto económicos como de talento humano que tengan cabida para la correcta difusión, capacitación y ejecución del programa de ética y cumplimiento, así como los respectivos procedimientos frente a las autoridades competentes en caso de presentarse.
• Dirección de ética y cumplimiento
Es el responsable de la correcta ejecución de los procedimientos contemplados en el programa de ética y cumplimiento, así mismo como la comunicación a la alta gerencia de los incidentes presentados durante el desarrollo de la operación de la organización.
• Comité de Ética y Cumplimiento
Es el órgano deliberativo encargado de dirimir consultas o denuncias recibidas por medio del canal ético, además de asesorar cuando se requiera a la alta gerencia.
• El resto de la organización
Entendidos como: colaboradores, contratistas y proveedores, se comprometen a presentar por medio del canal ético todas aquellas consultas, reportes y/o denuncias sobre posibles hechos antiéticos, presuntamente constitutivos de corrupción, soborno, contrarios a la ley y a los valores de la organización, de las cuales tenga conocimiento de ocurrencia dentro de la PDA mediante la utilización de los canales de denuncia habilitados para tal fin.
• Comité de Ética y Cumplimiento
El Comité de Ética y Cumplimiento estará integrado por 3 miembros, todos con voz y voto, conformado por: i) Director Administrativo o quien haga sus veces; ii) Director de Operaciones, o quien haga sus veces; iii) Oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces. Con la finalidad de la correcta implementación del programa de ética y cumplimiento, el Comité de Ética y Cumplimiento, tendrá por funciones las siguientes:
Parágrafo 1: El Comité de Ética y Cumplimiento podrá delegar sus funciones en cualquiera de los miembros que la integran, sin que ello exonere el deber de vigilancia de los demás componentes del Comité.
Parágrafo 2: La secretaría del Comité de Ética y Cumplimiento será ejercida por el director administrativo o quien haga sus veces. Dentro de sus funciones se encuentra el registro contable.
Parágrafo 3: El Comité de Ética y Cumplimiento se reunirá de manera ordinaria cada 3 meses y, podrá ser convocado de manera extraordinaria por solicitud del director de cumplimiento o quien haga sus veces.
• Revisión periódica
El programa de ética y cumplimiento y, en especial la evaluación de riesgos, será revisada cada 6 meses en sesión ordinaria del Comité de Ética y Cumplimiento, con el propósito de mejora continua.
• Informe anual
Anualmente, el Comité de Ética y Cumplimiento -en apoyo de sus delegados- elaborará un informe anual de gestión del programa de ética y cumplimiento, con el propósito de mejora continua. El informe será presentado al Director General de PDA y no podrá contener información confidencial. Con ánimo de garantizar transparencia en el programa de ética y cumplimiento, el informe será subido a la página web de la organización, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la entrega y revisión por parte del Director General.
Alta gerencia: La alta gerencia está compuesta por el Director General, la Dirección Administrativa y de Tesorería, la Dirección de Cumplimiento y, en general los administradores.
Grupos de interés: “Grupos de Interés se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de la actividad organizacional, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de ésta”
Miembro: Hace alusión al colaborador, socio y administrador de la organización.
ANEXOS: Obran como anexos de esta política y, por lo tanto, hacen parte integral de la misma:
Ministerio de Educación Nacional (s.f.). Caracterización de los grupos de interés. Recuperado de: Leer más
