Política de relacionamiento con servidores públicos

3. Definiciones

Sin perjuicio de las definiciones contenidas en los demás instrumentos que integran la arquitectura de control de PDA, en el presente se adoptan las siguientes:

• Administrador: de conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten  estas funciones.
• Accionista: es cualquier titular de acciones inscrito en el libro de accionistas de la Sociedad.
• Honestidad: conducta recta y honrada que lleva a observar normas y compromisos, así como a actuar con la verdad, lo que denota sinceridad y correspondencia en lo que se hace, en lo que se piensa y en lo que se dice.
• Integridad: actuar con ética y coherencia, respetando políticas y normas empresariales. Servidor Público: todo miembro de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios, o toda persona que actúe en nombre o representación de cualquiera de las instituciones que conforman el gobierno nacional o cualquier organización internacional de carácter público. Se incluyen, adicionalmente, los empleados de partidos políticos o candidatos a cargos políticos.
• Tercero: toda persona, natural o jurídica, vinculada con la persona jurídica, que en virtud de una relación contractual actué en representación de los intereses y objetivos empresariales.
• Transparencia: ejercer una gestión verificable, y clara que genere confianza a los grupos de interés.

4. Declaraciones de Compromiso

• Los miembros de PDA se comprometen a relacionarse o interactuar con los servidores públicos bajo los siguientes lineamientos: Todo relacionamiento con Servidores Públicos se encuentra enmarcado en valores corporativos tales como la Honestidad, la Integridad y la Transparencia.
• Todas las actuaciones atenderán los estándares internaciones relacionados con “cero tolerancia” frente al fraude y la corrupción, a través de los cuales se reconocen los principios éticos para operar y hacer negocios.

5. Lineamientos Generales

Con el fin de minimizar el grado de exposición al riesgo de corrupción y velar por su adecuada administración, los miembros de PDA deberán cumplir con los siguientes lineamientos:

• Ningún Administrador o Accionista deberá hacer comentarios que excedan su competencia y responsabilidad o revelar información para la cual no estén autorizados expresamente por PDA, relacionada con los negocios empresariales.
• En caso de que se requiera adelantar reuniones con servidores públicos, éstas deben llevarse a cabo, en la medida de lo posible, en las dependencias en las que ejerza su labor dicho servidor público. Como regla general, queda prohibida su realización en las instalaciones de PDA, excepto autorización, unánime, previa en tal sentido de la Junta Directiva, debidamente registrada en medio escrito físico o virtual.
•  Toda persona vinculada directa o indirectamente con PDA que realice solicitudes de reuniones con servidores públicos, lo hará siempre a nombre propio y jamás a nombre de PDA, excepto autorización, unánime, previa en tal sentido de la Junta Directiva, debidamente registrada en medio escrito físico o virtual.
• Sin perjuicio de lo anterior, y siempre que resulte posible, en las reuniones e interacciones con servidores públicos que se hagan a nombre de PDA participarán como mínimo dos (2) administradores o accionistas de PDA.
• Toda visita de un Administrador o Accionista de PDA a un servidor público debe quedar debidamente registrada en los libros de ingreso de las oficinas en que se realice, indicando fecha, nombre, cédula, persona y oficina a la que visita.
• Toda visita de un servidor público a las oficinas de PDA debe quedar debidamente registrada en los libros de ingreso, esto es, señalando fecha, nombre, cédula, entidad a la cual representa, persona y oficina que visita.
• Siempre que sea posible, toda interacción con servidores públicos será documentada. En aquellos casos en que sea verbal, al concluir PDA velará porque se envíe un correo electrónico a los participantes con la información tratada.
• En cualquier interacción que implique un reconocimiento económico, se deberá garantizar la trazabilidad de los documentos soporte de la operación y del origen y destino de los fondos. Queda expresamente prohibido cualquier pago de dinero en efectivo. Adicionalmente, en su ejecución, se debe garantizar la segregación de funciones entre quien negocia, quien autoriza y quien ejecuta los respectivos pagos, dejando claridad de si los pagos se realizan con recursos propios o de PDA.
• La imagen de PDA no será utilizada con fines de proselitismo o propaganda política.
• En el marco de esta política, todo Administrador o Accionista está en la obligación de informar a PDA cualquier situación que pueda considerar irregular o que pueda suponer algún tipo de riesgo legal, reputacional o corporativo.

6. Integración con el manual del canal ético

PDA velará porque cualquier infracción del presente instrumento sea debidamente atendida en el marco del canal ético de la organización, sin perjuicio de los traslados a autoridades externas cuando resulte procedente.